100.000 Rechtsurkunden

Labor in Singapur stellt über einhunderttausend verlorene Rechtsurkunden wieder her

Für die Anwalts- und Notarkanzlei Notary Public (NOTARIS/PPAT SOEHENDRO GAUTAMA, SH. M. Hum) im indonesischen Batam hatte das Jahr 2005 eine technische Revolution mit sich gebracht. Das Unternehmen digitalisierte seine juristischen Schriftstücke und Besitztitel, die bis ins Jahr 1993 zurück reichten und die bis dahin in den zahlreichen Aktenschränken eines 600 Quadratmeter großen Bueros untergebracht waren. Fast ein ganzes Jahr lang waren zwei Mitarbeiter damit beschäftigt, sämtliche Unterlagen einzuscannen. Nachdem die Dokumente in digitaler Form gesichert waren, wurden die Papieroriginale zur Gewährleistung der Vertraulichkeit vernichtet.

Andre Djaafar, der für die Migration zuständige Notarassistent bei Notary Public, war hoch erfreut über den Abschluss des Projekts. Jetzt waren die Dokumente sicher vor Beschädigungen durch Umwelteinflüsse wie Schimmel und Alterung. Und das Auffinden und Abrufen einer Urkunde dauerte nur noch Sekunden. Andre Djaafar ruhte sich jedoch nicht auf seinen Lorbeeren aus. Alle 14 Tage erstellte er Sicherungskopien der Daten. Im Jahr 2007 ließ er außerdem die Festplatten des Servers austauschen. Trotzdem nahm die Entwicklung im April 2008 eine schlimme Wendung.

Djaafar sah gerade an seinem Schreibtisch einige Unterlagen durch, als ihn seine Kollegen plötzlich informierten, dass die Datenbank auf dem Server nicht mehr erreichbar war. Er ließ einen IT-Techniker kommen, der versuchte, das System wieder zum Laufen zu bringen. Der Server ließ sich jedoch nicht mehr starten. Der Techniker baute die Festplatte dann in einen anderen Computer ein. Aber auch hier war kein Zugriff auf die Daten möglich.

Andre Djaafar wusste, dass er eine Sicherungskopie der Festplatte erstellt hatte, und schloss das Sicherungsmedium an seinen Computer an. Seine Erleichterung sollte allerdings nicht lange anhalten, als er bemerkte, dass die letzte Sicherung nicht erfolgreich abgeschlossen worden war und die Dateien beschädigt waren. Als er begriff, was dies bedeutete, schnürte es ihm die Kehle zu.

Von den meisten der bei Notary Public aufbewahrten Urkunden existierte weltweit kein weiteres Exemplar. Als Grundlage zur Klärung von Rechtsstreitigkeiten werden diese Dokumente regelmäßig von Kunden und Behörden bei Notary Public angefordert. Wenn diese Unterlagen verloren wären, würde Notary Public das Vertrauen der Behörden sowie zahlreiche bestehende und potenzielle Kunden verlieren. Ganz abgesehen von den unmittelbaren finanziellen Auswirkungen konnte es sich die Firma nicht leisten, ihren Ruf zu verlieren. Das Unternehmen war auf die Informationen angewiesen.

Da er wusste, dass die Kanzlei die Daten um jeden Preis schnell wiederbeschaffen musste, suchte Andre Djaafar im Internet nach einem Datenrettungsunternehmen. Er nahm gleich das erste, das er fand.

Der Dienstleister war in Singapur ansässig und verlangte, dass Andre Djaafar die Festplatte persönlich ablieferte. Dies war für ihn nur durch eine zeitraubende Schiffsreise zu machen. Nachdem er die Festplatte abgegeben hatte, war der Service nicht gerade begeisternd. Die Datenretter schienen es nicht besonders eilig zu haben, und vor allem wollten sie Djaafar nicht sagen, ob die Daten überhaupt wiederhergestellt werden könnten. Die Ungewissheit machte ihm sehr zu schaffen. Als sich das Unternehmen dann noch weigerte, die Rettung der Daten als Eilauftrag anzunehmen, reichte es Djaafar schließlich.

Frustriert setzte er sich mit dem Hersteller der Festplatte in Verbindung. Dort verwies man ihn an CBL Singapur.

„CBL strahlte eine Kompetenz aus, die sehr ermutigend wirkte. Ich wusste, dass unsere Daten in guten Händen waren.“ —Andre Djafaar

Gleich beim ersten Anruf bei CBL fasste Andre Djaafar wieder Mut. Das Angebot von CBL klang sehr beruhigend. Das internationale Netzwerk von CBL aus Laboren und Technikern war vertrauenserweckend und gab ihm die Sicherheit, dass er seine Daten wieder bekommen würde. „CBL strahlte eine Kompetenz aus, die sehr ermutigend wirkte“, kommentierte Andre Djaafar. „Ich wusste, dass unsere Daten in guten Händen waren.“

Über das Wochenende, kaum 48 Stunden nachdem sich Djaafar an CBL gewandt hatte, hatten die Techniker von CBL die Daten von Notary Public wiederhergestellt. Obwohl einzelne Komponenten des Festplattenlaufwerks eigens neu angefertigt werden mussten, wurde die Wiederherstellung erfolgreich abgeschlossen. Die Informationen vieler Jahre waren gerettet – wie auch der Ruf von Notary Public – ganz zu schweigen von einer immensen Investition an Geld und Arbeitszeit. Die Erleichterung in Andre Djaafars Gesicht bei der Sichtung der wieder gewonnenen Daten sagte mehr als tausend Worte.

Notary Public ist jetzt dabei, seine Arbeitsabläufe neu zu organisieren. Insbesondere wird das Büro einen eigenen IT-Techniker für den Server abstellen. Ein Plan für die tägliche Datensicherung wurde in Kraft gesetzt, und der Server wurde auf ein stabileres System umgestellt, in dem an Stelle der fehleranfälligen SCSI-Technologie SATA-Festplatten zum Einsatz kommen.

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